Wenn Sie eine Veranstaltung planen müssen Sie an allerhand denken. Findet das Event in einem Hotel statt, müssen Sie Tagungsräume, Technik, Abendessen, Tagungspauschale und Übernachtung vorab besprechen. Je nachdem wie oft Sie die Veranstaltung schon organisiert haben, wissen Sie wie viele Räume Sie brauchen und welche Technik zur Verfügung stehen muss. Aus Erfahrung wissen Sie auch, wie viele Hotelzimmer für die Übernachtung gebucht werden müssen. Dennoch wird das Hotel die Frage stellen, ob Sie ein festes Zimmerkontingent buchen möchten oder ein Abrufkontingent bevorzugen.

Die Unterschiede und was Sie berücksichtigen müssen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Ein Beispiel: Sie haben den Auftrag erhalten eine Tagung für 100 Teilnehmer inklusive Übernachtung zu organisieren. Ihre Anfrage lautet:

  • 100 Teilnehmer
  • 3 Tage Meeting inklusive Verpflegung und Abendessen
  • 100 Einzelzimmer inklusive Frühstück für 3 Nächte

Im Telefonat mit dem Hotel stellt der Convention Sales Manager die Frage, ob Sie ein Festkontingent oder ein Abrufkontigent für die Zimmer möchten?

Bei 300 Übernachtungen – 100 Zimmer x 3 Nächte – keine leichte Entscheidung.

Was ist der Unterschied zwischen ein Abruf – oder Festkontingent?

Mit einem Festkontingent für Zimmer entscheiden Sie bereits bei der Buchung wie viele Zimmer Sie definitiv abnehmen werden. Sie senden eine Namensliste an das Hotel. Bei einem Abrufkontingent legen Sie eine Zimmeranzahl bei Buchung fest, die dann nach und nach reduziert wird und nur bis zu einem bestimmten Zeitraum abrufbar – das heißt durch die Gäste selbst – buchbar sind.

Bei einer festen Anzahl von Zimmern bzw. Übernachtungen die Sie im Hotel buchen, sagen Sie zu, dass Sie diese Anzahl von Zimmer definitiv abnehmen werden. Eine Änderung kann nur noch anhand der entsprechenden Stornierungsbedingungen vorgenommen werden. Diese sind meistens zeitlich gestaffelt.

Ein Beispiel:

Die Stornierungsbedingungen für ein Festkontingent mit 100 Zimmern könnte so aussehen:

100 Zimmer bis 5 Monate vor Anreise kostenfrei stornierbar, verbleibende Zimmer 0

50 Zimmer bis 3 Monate vor Anreise kostenfrei stornierbar, verbleibende Zimmer 50

13 Zimmer bis 6 Wochen vor Anreise kostenfrei stornierbar, verbleibende Zimmer 37

2 Zimmer bis 2 Wochen vor Anreise kostenfrei stornierbar, verbleibende Zimmer 35

Zugegeben: so klar formuliert sind die Stornierungsbedingungen in den Hotelangeboten selten. Meist erhalten Sie die möglichen stornierbaren Zimmer in Prozentangaben. Zudem werden die Stornierungsbedingungen vom Revenue Manager festgelegt und der rechnet mit Übernachtungen. Bei 100 Zimmer für 3 Nächte sind das 300 Übernachtungen.

Nach den 2 Wochen im obigen Beispiel können Sie die verbleibenden 35 Zimmer nicht mehr stornieren.

Ein weiterer Nachteil: Sie müssen dem Hotel eine Namensliste der anreisenden Gäste zusenden. Außerdem gehen Sie das Risiko von hohen Stornierungsbedingungen ein, wenn Sie nicht rechtzeitig absagen.

Positiv an dieser Kontingentart ist die Sicherheit, dass die reservierten Zimmer definitiv zur Verfügung stehen.

Bei einem Abrufkontingent fragen Sie für 100 Zimmer für 3 Nächte an. Sie erhalten einen Buchungscode, den Sie den anreisenden Gästen weitergeben und die darüber ihre Zimmer selbst buchen. Somit entfällt die Erstellung der Namensliste und jeder Gast ist selbst für die Reservierung des Zimmer verantwortlich.

Ein Abrufkontingent hat allerdings eine Verfallsfrist. Die könnte wie folgt gestaffelt sein:

Bis 3 Monate vor Abreise werden 100 Zimmer für 3 Nächte gehalten.

Bis 2 Monate vor Anreise werden 50 Zimmer für 3 Nächte gehalten

Bis 4 Wochen vor Anreise werden 25 Zimmer für 3 Nächte gehalten.

Nicht abgerufene Zimmer fallen kostenfrei in den freien Verkauf zurück.

Damit haben Sie das Risiko dass Gäste, die nicht rechtzeitig gebucht haben – und das kommt überraschenderweise häufig vor – kein Zimmer mehr erhalten. Auf der anderen Seite müssen Sie sich nicht um Stornierungsgebühren sorgen, da die nicht abgerufenen Zimmer automatisch in den freien Verkauf zurückfallen.

Warum wird das Abrufkontingent gestaffelt?

Wie im letzten Beitrag beschrieben, sind Hotelzimmer wie verderbliches Obst. Sie sind nicht lagerfähig und halten nur 24 Stunden. Ein Abrufkontingent muss also gestaffelt sein, weil es unmöglich ist, 100 Zimmer bzw. 300 Übernachtungen 2 Tage vor Anreise zu verkaufen. Dem Hotelier würde Umsatz entgehen.

Warum gibt es Preisunterschiede zwischen den Angeboten von Hotels und Buchungsportalen?

Auf HRS und Co. sehen Sie die besten Angebote zuerst bzw. oben auf der Seite. Das sind meistens günstige Preise, die das Hotel dem Buchungsportal zur Verfügung stellt. Diese günstigen Preise sind an Bedingungen geknüpft. Das sind zum Beispiel

  • Vorkasse: der Aufenthalt wird vorher bezahlt
  • nicht kostenfrei stornierbar

Zudem sind die Preise auf Portalen an Zimmerkategorien gebunden. Bei einem Angebot vom Hotel erhalten Sie für jedes Zimmer denselben Preis. Kategorienverkauf hat sich leider im Tagungsgeschäft (noch) nicht durchgesetzt.

Vorteile von Direktbuchungen

Da sich das Hotel die Kosten für die Kommission an die Portale „spart“ ist es flexibler in der Preisgestaltung bei einem direkten Angebot.

Außerdem können Sie die Vertragsbedingungen individuell verhandeln. Und es ist doch sehr schön, den persönlichen Kontakt zum Hotel zu pflegen und eine partnerschaftliche Zusammenarbeit aufzubauen.

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Valerie Wagner schreibt auf www.valerie-wagner.de über digitales Hotelmanagement. Mit unterschiedlichen Content-Formaten, von Blogbeiträgen über Podcast und Video hilft sie Hoteliers bei der Digitalisierung, im E-Commerce und unterstützt bei Strategien für das Revenue- und MICE Management. Sie ist diplomierte Betriebsorganisatorin, zertifizierte Revenue- und E-Commerce Managerin und verfügt über 15 Jahre Berufserfahrung in der Hotellerie. Sie sagt: „Die Hotellerie ist ein starke Branche und sie macht Spaß! Sie hat das Potenzial für eine spannende Zukunft im digitalen Zeitalter, ohne das die Menschlichkeit verloren geht. Digitalisierung ist das neue Guest Relation! Dabei möchte ich unterstützen."

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