Beim diesjährigen DRV-Reisebürotag im April, welcher in Essen stattgefunden hat, wurde das DRV Service Team mit einer kurzfristig anberaumten Bombenentschärfung konfrontiert. Binnen 45 Minuten mussten alle Teilnehmer aus dem Hotel evakuieren werden.

Wir sprachen mit Verena Großjohann, Teamleiterin Veranstaltungen, Seminare und Marketing bei der DRV Service GmbH, wie sie mit dieser Ausnahmesituation umgegangen ist und gemeinsam mit ihrem Team agiert hat.

Hannover, DEU, 07.06.2018 ( 20.07.2018) Tietjen und Bommes, Norddeutscher Rundfunk. [ (c) Christian Wyrwa, Diplom-Foto-Designer (FH), Burgwedeler Str. 91D , 30916 Isernhagen (bei Hannover), Germany, E-Mail: info@wyrwa-foto.de, Tel: +49-511-3945254, Fax:+49-511-1233545, Mobil: +49-171-8340094, ]

Was war Ihr allererster Gedanke, als Sie von der kurzfristigen Bombenentschärfung erfahren haben?

Der Hoteldirektor bat mich auf ein Wort, kurz nachdem unsere erste Session gestartet war. Die Neuigkeit habe ich zunächst mit Unglauben aufgenommen. Ich dachte, ich wäre bei der versteckten Kamera.

Wie schafft man es innerhalb von 45 Minuten die Teilnehmer zu evakuieren und in den nächsten 30 Minuten darauf für über 60 Gäste alternativ Hotelzimmer zu organisieren? Wie sind Sie hier vorgegangen?

Dies schafft man nur im Team. Man muss definitiv einen kühlen Kopf bewahren, die Situation kurz sacken lassen, eruieren vor welchen Herausforderungen man steht und erkennen, was die Teilnehmer nun benötigen. Nach dem Gespräch mit dem Hoteldirektor war klar, dass wir für die Abendveranstaltung nicht zurück in das Hotel konnten. Somit musste eine Alternative für das angedachte BBQ auf der hoteleigenen Dachterrasse gefunden werden. Zudem war unklar, ob die Weltkriegsbombe bis abends entschärft werden würde. Deshalb war es unabdinglich alternative Schlafmöglichkeiten für unsere Teilnehmer zu organisieren. Die aus der Situationsanalyse resultierenden Aufgaben wurden im Team (4 Personen) verteilt und sofort angepackt.

Was war in dieser Situation die größte Herausforderung für Sie?

Eine Kostenübernahmeerklärung für das Taxiunternehmen zu erstellen, das unsere Teilnehmer kostenfrei vom Hotel zur Abendveranstaltung bringen sollte. Der Inhaber weigerte sich diese Erklärung ohne offizielles Geschäftspapier anzunehmen. Dadurch verzögerte sich die Abfahrt zur Abendveranstaltung um einige Minuten, die sich in dem Moment wie Stunden anfühlten.

Dieser Posten kommt sicherlich auf die nächste Veranstaltungspackliste 😉

Angenommen Ihnen widerfährt die gleiche Situation nochmal – hätten Sie etwas anderes gemacht? Wenn ja, was?

Die Situation in Essen haben wir als Team extrem professionell und schnell gelöst. Uns ist bewusst geworden, dass man nicht auf alle Eventualitäten vorbereitet sein kann. Dass es dennoch Sinn macht das Thema Krise und eventuelle Handlungsmöglichkeiten im Vorfeld durchzuspielen. Dennoch kann man sich auf solch eine Ausnahmesituation nicht vorbereiten.

Wie würden Sie die Stimmung der Teilnehmer beschreiben während der Evakuierung und als Sie dann letztendlich an einem sicheren Ort ankamen= Wie war vor allen Dingen Ihre eigene Stimmung?

Die Teilnehmer haben auf die Nachricht zunächst mit Unglauben und Irritation reagiert. Da die erste Session bereits im Gang war, hatten wir jedoch Zeit hinter den Kulissen an unserem „Evakuierungsplan“ zu feilen. 15 Minuten nachdem die Veranstaltung unterbrochen wurde, hatten wir bereits die ersten Taxis vor der Tür, die unsere Teilnehmer zur alternativen Abendveranstaltung gebracht haben. Mithilfe einer Durchsage haben wir alle Teilnehmer über das weitere Vorgehen informiert, sodass jeder mit dem weiteren Ablauf des Tages vertraut war. Der Informationsaustausch war hier das A&O.

Die Abendveranstaltung fand in einem zünftigen Brauhaus statt. Die Stimmung war positiv und ausgelassen. Alle waren froh, eine warme Mahlzeit und einen alternativen Platz zum Schlafen bekommen zu haben. Kein einziger Teilnehmer hat sich aufgrund des Vorfalls beschwert, sondern für die gute Betreuung und die schnelle Reaktion vor Ort als auch auf Facebook bedankt. Ein super Gefühl!

Als Team hat uns diese Erfahrung extrem zusammengeschweißt. Nachdem der Abend begann und wir alle Teilnehmer in alternative Hotels umgebucht hatten, waren wir froh und erleichtert zugleich. Da bis nachts um 00:00 jedoch nicht klar war, ob wir die Tagung am nächsten Tag durchführen konnten, ist unsere Anspannung erst nach der Rückkehr ins Hotel zum nächtlichen Aufbau und Soundcheck gewichen.

Über Verena Großjohann:

Bei der DRV Service GmbH, der Tochtergesellschaft des Deutschen Reiseverbandes, verantworte Verena Großjohann die Bereiche Veranstaltungen, Seminare und Marketing. Mit ihrem Team organisiert und vermarktet sie alle Veranstaltungsformate des Verbandes. Das wichtigstes und umfangreichstes Projekt ist die DRV-Jahrestagung, die jedes Jahr in einem wechselnden Gastgeberland stattfindet.

Beim Verband ist Verena Großjohann seit 2,5 Jahren. Die Position als Teamleitung hat seit 1,5 Jahren inne. Vor der DRV Service GmbH war sie im Convention Sales Bereich bei Scandic Hotels tätig und hat davor in einer Berliner Eventagentur gearbeitet. Studienausrichtung im Bachelor sowie Master, Internationales Tourismusmanagement.

 

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