Als Veranstaltungsplaner wollen Sie Sicherheit und Bedenkzeit, wenn es um die Anfragen für Hotelzimmer und Tagungsräume im Hotel geht. Das ist durchaus verständlich. Veranstaltungen sind immer sehr wichtige Events zu denen Gäste eingeladen werden und bei der vermutlich die Geschäftsleitung anwesend sein wird. Hier sollten und wollen Sie nichts dem Zufall überlassen. Deshalb ist es wichtig das richtige Hotel oder die richtige Location zu wählen.

Auf der anderen Seiten wollen Hotels ebenfalls Sicherheit. Denn auch Dienstleistungsunternehmen haben eine wirtschaftliche Verantwortung gegenüber ihren Mitarbeitern und Stakeholdern. Neben dem Budget müssen Auslastung, durchschnittliche Zimmerpreise und Veranstaltungs-Umsätze erreicht werden.

Eine Option ist eine unverbindliche Reservierung von Hotelzimmern und Tagungsräumen. Streng genommen hätte das rechtlich keinerlei Bestand. Denn bereits bei der Anfrage des Kunden liegt eine einseitige Willenserklärung vor, die durch die Annahme bzw. Abgabe eines Angebots des Hoteliers zum Vertrag wird. Steht in diesem Vertrag allerdings eine Annahmefrist, verschiebt sich die Rechtslage wiederum.

Optionen – also Angebote mit Annahmefrist – sind entstanden, als diese noch per Post oder Fax versendet wurden. Der Anbieter hat dem Kunden aufgrund des Postwegs eine Option auf die Zusage eingeräumt.

Heute werden seitenlange Verträge allerdings über Email geschlossen und als PDF versendet. Mittlerweile sind Echtzeit-Buchungen über die Hotel-Website und mobil möglich. Die fortschreitende Digitalisierung macht es also möglich innerhalb kurzer Zeit ins Geschäft zu kommen.

Optionen sind also keinesfalls mehr zeitgemäß.

Warum hält sich der Verkauf auf Option immer noch in der MICE-Branche?

Gewohnheiten lassen sich nicht so leicht ablegen. Hinzu kommt das Überangebot an Hotelzimmern und der Verkaufsdruck der in Hotels herrscht.

Als Veranstaltungsplaner erwarten Sie einen kundenorientierten Verkauf vom Hotel. Dabei sollten Sie nicht vergessen, dass ein und dieselbe Anfrage über unterschiedliche Verkaufskanäle beim Hotel ankommt. Das sind beispielsweise andere Agenturen oder Portale über die die Hotels angefragt wurden. Sie als Veranstaltungsplaner, Ihre Kunden oder auch Ihr Chef, sind hybrid und immer auf der Suche nach dem besten Preis.

Verbessern würde dies eine offene und ehrliche Kommunikation zwischen allen Akteuren. Veranstaltungsplaner, Agentur und Hotel.

Gleichzeitig ist die Kommunikation nicht von allen Beteiligten beeinflussbar, weil eben unterschiedliche Ziele verfolgt werden.

Als Veranstaltungsplaner möchten Sie Sicherheit und Ihrem Chef oder Kunde die Möglichkeit zur Auswahl des richtigen Hotels geben.

Das Hotel möchte verkaufen und kundenorientiert handeln, gerade wenn es sich um eine größere Veranstaltung handelt. Dafür werden gerne auch Optionen verlängert und großzügige Stornierungsbedingungen angeboten.

Die Lösung: Faire Stornierungsbedingungen

Eine Dienstleistung, dass heißt ein Flug, eine Übernachtung, eine Bahnfahrt oder die Anmietung eines Tagungsraums, haben eine Gültigkeit von 24 Stunden. Danach verfällt das Produkt wie ein überreifer Apfel. Die Anbieter können es nicht nachproduzieren und wieder ins Regal legen. Dieser Umsatz ist für immer verloren.

In keiner anderen Branche können Sie Produkte oder Dienstleistungen auf Option unverbindlich reservieren. Sie haben lediglich die Möglichkeit, zum Beispiel bei Flugtickets unterschiedliche Klassen zu buchen, die sich in den Stornierungsbedingungen unterscheiden. Auch bei Zugtickets können Sie den „Spartarif“ oder „Flexpreis“ buchen.

Unterschiedliche Preise mit unterschiedlichen Stornierungsbedingungen werden im Bahnverkehr und bei Airlines schon längst akzeptiert.

Diesen Lösungsansatz empfehle ich auch in der MICE-Branche mit dem Unterschied auf unterschiedliche Zimmerpreise zu verzichten. Der Kategorien-Verkauf im MICE setzt sich leider nur sehr schwer durch.

Jedoch können faire und transparente Stornierungsbedingungen dem Optionshandel ein Ende setzen.

Es entsteht ein Vertrag durch Anfrage, Angebot und Annahme. Darin werden je nach Volumen der Buchung, gestaffelte Stornierungsbedingungen festgelegt.

Dadurch haben Sie als Veranstaltungsplaner die Sicherheit ein Hotel gefunden zu haben, welches das entsprechende Zimmerkontingente bereit hält. Andererseits hat das Hotel eine feste Buchung im Reservierungssystem.

So können die Akteure über das Wesentliche, nämlich die Organisation der Veranstaltung sprechen. Dadurch steht, wie es sein muss, der Kunde im Mittelpunkt.

 

2 KOMMENTARE

  1. Vieles richtig, vieles gut!
    Ein großes ABER bleibt: Einkaufsrichtlinien! Je nach Umsatz-/Auftragsvolumen müssen Vergleichsangebote eingeholt werden, Verhandlungsrunden eingeplant werden.
    Und ja es ist richtig, das man ein einzelnes Flugticket/einzelne Bahnkarte direkt buchen muss.
    Im MICEgeschäft handelt es sich aber in der Regel um größere Volumina, da greift dann wieder die Einkaufsrichtlinie

    • Vielen Dank für Ihren Kommentar.
      Sicherlich gibt es Einkaufsrichtlinien die eingehalten werden müssen. Wenn das Volumen so groß ist, dass Verhandlungsgespräche notwendig sind, sind Optionen sicherlich legitim. Aus eigener Erfahrung weiss ich, dass Verhandlungsgespräche oftmals sehr lang werden können oder die Entscheidung einfach nicht getroffen wird. Das bindet die Kapazitäten im Hotel, das die Zimmer nicht weiter verkaufen oder anbieten kann. Es kann nicht Sinn und Zweck von Optionen sein, Kapazitäten für mehr als 2-4 Wochen zu binden. Eine Alternative wären hier Stornierungsbedingungen. Sie buchen das Hotel und haben die Möglichkeit innerhalb einer vertraglich festgelegten Zeit vom Vertrag zurückzutreten. In dieser Zeit besteht die Möglichkeit weitere Angebote zu vergleichen und die Einkaufsrichtlinien einzuhalten. Einzig der Ablauf ändert sich und sie müssen aktiv absagen. Auf der anderen Seite macht auch das Hotel nochmals auf die Stornierungsbedingungen aufmerksam. Freundliche Grüße, Valerie Wagner

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