Bei der Auswahl der perfekten Location für Ihr Event gibt es so Einiges zu berücksichtigen. Dabei ist es essentiell, dass die Eventlocation auf Zielgruppe und Thema der Veranstaltung abgestimmt wird, aber auch, dass Sie zu Ihren Werten und dem Eindruck passt, den Sie Ihren Gästen vermitteln wollen. Dabei können Sie sich bei Ihrem individuellen Location-Check an den folgenden 10 Punkten orientieren:

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1. Größe 

Dass eine Messehalle für ein kleines Kick-Off Meeting zu groß ist, versteht sich von selbst. Achten Sie bei der Location Auswahl aber nicht nur darauf, dass die Kapazitäten der Räumlichkeiten ungefähr mit der geplanten Anzahl Ihrer Gäste zusammenpassen – überlegen Sie sich auch, welche Aktivitäten Sie geplant haben und wie viel Platz Sie dafür benötigen: Sollen bei einem Meeting Kleingruppen für Brainstormings gebildet werden, benötigen Sie vielleicht separate kleinere Räume. Wollen Sie Open Space Konzepte in Ihr Format integrieren, sind weitläufigere Flächen mit viel Platz gut geeignet. Erwarten Sie eine hohe No-Show-Rate, ist weniger (Platz) oft mehr, um nicht zu leer zu wirken.

2. Lage

Je nach Veranstaltungsart ist es unverzichtbar, dass die Anreise entweder mit dem Auto oder den öffentlichen Verkehrsmitteln möglich ist. Für Business Events, die meist auf Einladung stattfinden, sind Sie nicht darauf angewiesen, dass Passanten zufällig an der Eventlocation vorbei kommen – dementsprechend muss sie nicht direkt an einer Einkaufsstraße liegen, für After-Work-Events erzielen zentral gelegene Locations jedoch bessere Ergebnisse.

Bei größeren Firmenevents oder außergewöhnlichen Incentives bietet es sich auch mal an, einen etwas abgelegeneren Ort zu wählen. In dem Fall organisieren Sie am besten ein Shuttle und gegebenenfalls Übernachtungsmöglichkeiten für Ihre Gäste.

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3. Infrastruktur der Location

Bei der Besichtigung vor Ort können Sie sich den besten Eindruck über die Infrastruktur der Location verschaffen. Hier geht es darum, dass Sie sich ein Bild davon machen, ob die Location als großes Ganzes für Ihr Event funktioniert. Zu allererst sollten Sie sich vergewissern, dass die Location barrierefrei ist. Für bestimmte Veranstaltungen ist es außerdem wichtig, dass Räume befahrbar oder teilbar sind. Entlade- und Belademöglichkeiten, die Länge der Laufwege für den Auf- und Abbau und die Höhe der Räume könnten ebenfalls wichtig für Sie sein – fragen Sie bei größeren Events gegebenenfalls im Vorhinein Ihre Techniker, was hier benötigt wird. Wenn Vorträge oder Meetings mit einer Leinwand geplant sind, bedenken Sie bei der Location Auswahl, ob sich Säulen im Raum befinden, die die Sicht auf die Leinwand behindern könnten, wie es mit dem Einfall des Tageslichts aussieht, ob man die Räume bei Bedarf verdunkeln kann und ob andere Beleuchtungsmöglichkeiten vorhanden sind. Achten Sie außerdem auf genügend Stromanschlüsse, ausreichend Toiletten, einen Bereich fürs Catering und überlegen Sie sich, was für Sie sonst noch wichtig sein könnte.

4. Veranstaltungstechnik

Fragen Sie bei der Location Auswahl nach der angebotenen Eventtechnik. Überlegen Sie sich im Vorhinein, welche Technik Sie für Ihr Event benötigen und sprechen Sie sich gegebenenfalls auch mit Speaker, Musik und anderen Dienstleistern ab. Sie kennen das ja: WLAN, Beamer, Leinwand, Bühne usw. sind meistens essentiell. Achten Sie beispielsweise bei den Mikros darauf, ob zusätzlich ein Mischpult benötigt wird, ob Sie die Technik selbstständig bedienen können bzw. dürfen oder ob Sie dafür Location- oder gar externes Personal hinzubuchen müssten. Fragen Sie bei der Location außerdem nicht nur, ob die benötigte Technik vorhanden ist, sondern auch nach zusätzlichen Kosten. Häufig ist die Technik im Preis bereits inkludiert, aber eben nicht immer.

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5. Mobiliar 

Achten Sie bei der Location Auswahl darauf, dass das Mobiliar dem Stil Ihres Publikums und Veranstaltungsformats entspricht. Plakativ gesagt: Für ein Business Event mit Startups sind Sitzsäcke und Palettenmöbel vermutlich besser geeignet als für den Gala-Empfang einer Botschaft. Natürlich kann mit dem cleveren Einsatz von Eventmobiliar auch ein schöner Bruch erzeugt werden, beispielsweise wenn in kahlen Fabrikhallen elegante Galabestuhlung eingesetzt wird. Fragen Sie in jedem Fall bei der Location nach, welche Möblierung angeboten wird, wofür Extrakosten anfallen und ob Sie auch selbst Ausstattung mitbringen können, falls Sie etwas ganz Außergewöhnliches planen. Natürlich ist neben dem Stil der Möblierung auch wichtig, dass z.B. genügend Tische für Catering, Einlass, Sektempfang etc. vorhanden sind, sowie gegebenenfalls Podeste, Stellwände und Loungemöbel.

6. Catering

In einigen Locations werden Sie an einen hauseigenen Caterer gebunden sein. Achten Sie daher bei der Auswahl des Veranstaltungsortes darauf, dass das angebotene Catering auch mit Ihren Anforderungen übereinstimmt. Sollte das Catering nicht von der Location selbst, sondern von einem festen Catering-Partner kommen, bitten Sie um dessen Kontakt, um sich selbst von einer guten Zusammenarbeit überzeugen zu können. Überlegen Sie sich auch, was Ihre Gäste vom Catering erwarten und ob Sie genügend Alternativen bei Nahrungsmittelunverträglichkeiten sowie eine vegane Variante anbieten können.

Falls Sie Ihren eigenen Caterer mitbringen, empfiehlt es sich außerdem zu prüfen, ob dafür ausreichend Kühlmöglichkeiten, eine ordentliche Küchenausstattung und beispielsweise genug Platz für ein Buffet vorhanden sind. Je nach Größe der Veranstaltung empfehlen wir außerdem darauf zu achten, ob es in der Location möglich ist, alle Catering-Stationen so auszurichten, dass keine langen Wartezeiten für die Gäste entstehen.

7. Sicherheit & Vorschriften

Unterschätzen Sie nicht diverse Sicherheitsrichtlinien und bestimmte Vorschriften, die sich durch Ihre Location Auswahl ergeben könnten. Denken Sie bei der Konzeption daran, dass Fluchttüren und Fluchtwege nicht verschlossen oder verstellt sein dürfen. Erkundigen Sie sich daher schon bei der ersten Site-Inspection wo sich die Fluchttüren, Feuerlöscher, Fluchtwege, Notbeleuchtungen und der Erste-Hilfe-Kasten der Eventlocation befinden. Die vorhandenen Feuerlöscher sollten zudem nicht abgelaufen oder zu knapp vorhanden sein. Als Veranstalter ist es auch Ihre Aufgabe, darauf zu achten, dass alle Sicherheitsrichtlinien eingehalten werden. Darüber hinaus gibt es möglicherweise auch noch bei der individuellen Hausordnung der Location das eine oder andere zu beachten. Prüfen Sie daher schon im Vorhinein, ob es hier irgendwelche Einschränkungen gibt, z.B. was Lärmschutz oder Raucherbereiche betrifft.

8. Rahmenprogramm

Bei Incentives, Teambuilding Events, Firmenfeiern usw. ist das Rahmenprogramm das A & O Ihres Events. Aber auch bei Summits, Messen, Kick Off Meetings und dergleichen ist es eine gute Idee, sich über die Pausengestaltung Gedanken zu machen. Natürlich können Sie hierfür externe Dienstleister buchen, die Ihre Veranstaltung mit Musik, Show-Cooking oder anderen interaktiven Aktivitäten bereichern – Ihrer Fantasie sind da wirklich kaum Grenzen gesetzt. Wir raten Ihnen in jedem Fall, dies bei der Auswahl der Location schon mit zu berücksichtigen. Häufig bieten Erlebnislocations tolle Eventpakete vom Meeting bis zum Incentive Event an, wie z.B. Freizeitparks, Museen, Outdoor Locations, Brauereien, Manufakturen und so weiter und so fort.

Hier finden Sie einige Beispiele für solche Erlebnispackages: https://www.eventsofa.de/event-ideen

Wie wäre es zum Beispiel mit einer Virtual Reality Weinberg-Tour? Bild: Vinofaktur Genussregal Südsteiermark

9. Kosten: Locationmiete & zusätzliche Kosten

Die Kosten sind häufig der entscheidende Punkt bei der Auswahl der Eventlocation. Hier haben Sie wahrscheinlich klare Vorstellungen, die Sie am besten auch transparent an die Location vermitteln, um von Vornherein ein passendes Angebot zu bekommen. Klären Sie außerdem mit der Location ab, ob alle Nebenkosten, wie Strom, Heizung, Endreinigung, Veranstaltungstechnik und Abfallbeseitigung im Mietpreis enthalten sind und wie die Zahlungsmodalitäten aussehen. Achten Sie darauf, dass auch alle anderen oben genannten Punkte wie Sicherheit, Rahmenprogramm, Catering usw. bereits im Angebot der Location enthalten sind, falls Sie hier keine externen Anbieter beauftragen. Fragen Sie sich (und die Locationbetreiber) grundsätzlich bei allem was Sie tun: Fallen dafür zusätzlich Kosten an? Und holen Sie sich auch mehrere Angebote von unterschiedlichen Locations ein. So sind Sie auf der sicheren Seite und können die perfekte Location Auswahl treffen.

10. Nachhaltigkeit 

Last but not least: Überlegen Sie sich, wie wichtig Ihnen und Ihren Gästen das Thema Nachhaltigkeit ist und sprechen Sie mit der Location darüber. Dabei muss es nicht immer eine zertifizierte Green Meeting Location sein – fragen Sie doch einfach mal nach: Gibt es für die Verpflegung echtes Geschirr oder wird durch Einwegnutzung unnötiger Müll erzeugt? Müssen draußen Heizpilze aufgestellt werden oder gibt es auch eine energieeffizientere Indoor-Variante? Kann die Location mit öffentlichen Verkehrsmitteln bzw. Shuttle-Transporten erreicht werden, oder müssen Gäste das Auto nehmen? Manche Locations leisten hier vorbildliche Arbeit, zum Beispiel der HEKTOR.SPACE in Berlin (https://www.eventsofa.de/e/hektorspace-berlin).

 

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1 KOMMENTAR

  1. Hallo Sophie,
    ich finde es schön, dass es das Thema „Nachhaltigkeit“ in diese Liste geschafft hat. Die Vermeidung von unnötigem Müll und Energieverbrauch wird von meinen Kunden tatsächlich immer häufiger angesprochen und gewünscht. Eine gute Entwicklung, wie ich finde.
    Gruß
    Anja

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