Mein erster Beitrag im events magazin zum Thema „Alternative Veranstaltungsformate – Weniger Frontalbeschallung, mehr Do it Yourself“ liegt nun vier Jahre zurück. Was hat sich seitdem getan, wo steht die Branche, wie partizipativ sind Veranstaltungen wirklich?

Wie so oft, wenn Neuerungen, eine größere Wirkung versprechen, sind viele Veranstaltungsplaner auf den Partizipations- und Interaktionszug aufgesprungen. Der erste Schritt fürs Gelingen: Entweder eine Weiterbildung oder die diversen Handouts, die im Zuge dessen erschienen sind.

Das Thema bewegt im wahrsten Sinne des Wortes und so nimmt auch der Verband der Veranstaltungsorganisatoren e.V. eine Zunahme an Interaktion und Partizipation bei seinen Mitgliedern wahr, das Handout des Verbands ist nun auch schon in der zweiten Auflage erschienen. Der erste Schritt ist getan, was folgt? Der Dschungel an Formaten nimmt gefühlt kein Ende und jeder Veranstaltungsplaner hat nunmehr das Gefühl, sich dort so langsam zu verirren.

Hier geht´s zum Handout des Verbands der Veranstaltungsorganisatoren e.V. – Partizipative Verantstaltungsformate

Allein bei Begrifflichkeiten wie Speed Geeking, Ignite oder Pecha Kucha ist so wenig Anschlussfähigkeit gegeben, dass sicher so einige die Hände heben, und schon bei der bloßen Aussprache aufgeben.

Doch muss es immer das korrekte Wording sein? Gibt es nur schwarz oder weiß oder diesen einen richtigen Weg?

Der Erfolg von partizipativen Formaten liegt darin begründet, dass die Teilnehmer die Ausgestaltung und den Inhalt der Veranstaltung mitbestimmen und selbst gestalten. Für gewöhnlich arrangieren Veranstalter den Rahmen, in der sich die Teilnehmer bewegen und geben damit den Teilnehmern das Gefühl, sich im sicheren Hafen zu bewegen. Der springende Punkt fürs Gelingen ist „Co-Kreation“. Die Veranstaltung entsteht gemeinsam und unmittelbar durch den Austausch von Know How. Die individuelle Wertigkeit der Veranstaltung für jeden Teilnehmer entsteht also erst durch den Austausch von Wissen und ggfls. auch durch den Austausch von bestimmen Fähigkeiten miteinander.

Jede Veranstaltung wird zur Wundertüte…

Auch wenn bestimmte Reaktionen der Teilnehmer vorhersehbar sind, das Ergebnis ist es nicht. Aus Angst vor einem nicht vorhersehbaren Ergebnis, versuchen Veranstaltungsplaner einen möglichst engen Rahmen für die Co Creation aufzuspannen. Das sieht dann beispielsweise so aus, dass bei einem World Café, neben dem Weg der Gruppe von Tisch zu Tisch, auch die Fragen komplett vorgegeben werden. Das Ganze gipfelt dann darin, dass selbst diejenigen, die die Ergebnisse präsentieren sollen, vorher festgelegt werden. Die Begründung: „Nicht, dass die falsche Person etwas sagt“. Die Wirkung auf die Teilnehmer sieht aber so aus, dass die überwiegende Masse denkt, ihr Beitrag wäre nichts wert und es wäre alles im Vorfeld abgesprochen.

Partizipative Veranstaltungsformate sind also wie eine Wundertüte. Als Veranstaltungsplaner kann man den Rahmen für ein möglichst hohes Maß an Partizipation aufspannen, um den Austausch zwischen den Teilnehmern aber auch mit dem Veranstalter zu fördern. Ein vorhersehbares Ergebnis können Sie jedoch nicht festlegen.

VDVO Netzwerktstatt

Brauche ich nun keine Zielformulierung mehr?

Das Ergebnis kann und soll nicht mehr vorherbestimmt werden, Ziele qualitativ und quantitativ müssen jedoch auch für partizipative Veranstaltungsformate formuliert werden.

Ein Beispiel:  Die Zielstellung der Jahresauftakttagung ist es herauszufinden, wie die Digitalisierung die Branche und damit die Kundeninteraktion optimiert werden kann. Frage: Wie erreiche ich auch zukünftig noch meine Kunden?

Im Sinne der Offenheit der Ergebnisse, gibt es kein vorhersehbares Ergebnis. Da das Wissen der Gemeinschaft größer ist als das Wissen des Einzelnen kann es kein richtig oder falsches Ergebnis geben. Das bedeutet, die Antwort auf die Frage kann nicht im Vorfeld formuliert werden. Ziele in Bezug auf die Motivation, die Zufriedenheit oder auch die Anzahl der Teilnehmer während der Veranstaltung sind sehr wohl formulierbar.

Die Frage, die sich bei völliger Ergebnisoffenheit stellt: Hat der Veranstalter den Mut, dies anzuerkennen und eine Unsicherheit zuzulassen?

Was können Sie tun?

Überlegen Sie sich, was Sie mit Ihrer Veranstaltung erreichen wollen? Was ist das Ziel? Und wenn Sie jetzt schon an einen guten Redner denken, mit dem Sie ihre Teilnehmer frontal beschallen können, streichen Sie exakt diesen Redner! Und überlegen Sie, wie die Teilnehmer die Inhalte, das Know How und die Fähigkeiten, die notwendig sind, um das Ziel zu erreichen, selbst erreichen können. Prinzipiell auch angeleitet durch einen Moderator, Experten oder Trainer.

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