Gastautor: Katrin Taepke, MICEstens digital

Dank digitaler Tools lassen sich auch bei der Organisation und Durchführung von Events viele Ressourcen einsparen. Einige Prozesse müssen nicht mehr manuell erledigt werden, andere sind einfach fehlerfrei oder erfordern weniger Nachfragen beim Kunden. Doch welche Tools eignen sich besonders gut für Veranstaltungsplaner? Welche erleichtern Ihnen wirklich die Arbeit? Hier sind 10 Tools, die Sie unbedingt kennen und je nach Veranstaltung auch nutzen sollten:

1) Ein Online-Anmeldetool bzw. eine Event-Managementsoftware

Bei kleineren Veranstaltungen tut es auch die Excel-Tabelle. Doch spätestens bei komplexeren Veranstaltungen mit höheren Teilnehmerzahlen lohnt sich so ein Tool. Ich selbst nutze es sogar für Seminare mit 30 Teilnehmern. Ist das Tool einmal eingerichtet, lässt es sich meist beliebig oft für kommende Veranstaltungen kopieren und einsetzen. Teilnehmer registrieren sich mit wenigen Klicks selbst. Fehlende Unterschriften und Angabe, unlesbare Handschriften … all das gehört der Vergangenheit an. Bevor Sie eine Software suchen, fragen Sie sich ganz genau: Was soll diese können? Welche Prozesse müssen unbedingt online abgebildet werden? Wollen Sie nur Teilnehmer verwalten oder auch Sitze reservieren? Brauchen Sie eine Matching-Funktion oder wollen Sie Fortbildungspunkte online weitergeben und registrieren? Haben Sie Ihren Anforderungskatalog erstellt, können Sie mit der Recherche beginnen. Von einfach und kostenfrei bis “the sky is the limit” gibt es mittlerweile alle Leistungs- und Preiskategorien.

2) Eine Kollaborationsplattform

Wie der Name bereits vermuten lässt, können Sie hier gemeinsam mit anderen Aufgaben, also auch Eventprojekte, organisieren und erledigen. Besonders eignet sich das für dezentral arbeitende Teams – hier ein Freelancer, da ein Mitarbeiter des Kunden oder ein Kollege an einem anderen Standort. Die bekanntesten Tools sind sicherlich Asana, Evernote, Trello, Podio oder Basecamp. Wer lieber mit einen Tool aus dem Hause SAP arbeitet, kann sich einmal bei Ruum umschauen. Die Reihe lässt sich, wie schon die der Online-Registrierungstools, fast unendlich fortsetzen. Welches Tool für Sie am besten passt, hängt wiederum davon ab, was Sie damit umsetzen wollen. Überlegen Sie zu Beginn auch, wie Ihr Team aussieht und wo die Daten liegen sollen, die Sie bearbeiten. Haben Sie sich für eins entschieden, sind diese Tools meist deutlich effizienter als das Abarbeiten und Versenden unzähliger E-Mails mit zahlreichen Personen im CC-Verteiler. Welches war noch einmal die letzte Datei? Wo finde ich die aktuellste E-Mail meines Kunden? Ich selbst habe sehr gute Erfahrungen mit solch einem Tool bei einem lang andauernden Projekt gemacht. Trotz Fluktuation im Team auch auf Kundenseite, hatten alle Beteiligten stets den Überblick. So geht Wissenstransfer heute. Diese Tools gibt es zum Teil auch als kostenfreie Version – wenn Sie zum Beispiel auf Backups oder andere Leistungen verzichten können. Halten sich alle an die Spielregeln eines Tools, verzichten also auf Smalltalk und vermischen keine Themen, sind diese Plattformen wesentlich übersichtlicher als alle Postfächer, die ich je gesehen habe.

3) Social-Media-Tools

Auch bei der Nutzung von Tools für Ihre Social-Media-Arbeit sind Ihrer Fantasie keine Grenzen gesetzt.

Zum Einen können Sie Planungstools wie Hootesuite oder Buffer einsetzen, um Ihre Postings zu einem bestimmten Zeitpunkt über Ihre Social-Media-Kanäle zu planen. So behalten Sie stets den Überblick über die laut Redaktionsplan zu postenden Themen. Außerdem schaffen Sie sich so Freiräume. Gerade bei Veranstaltungen geht es hektisch zu. Planen Sie doch einfach die Standardinformationen inklusive ein paar schöner Fotos im Voraus. Zum Beispiel: “In wenigen Minuten öffnet der Kongress/die Messe seine/ihre Pforten.” Oder: “Vielen Dank, dass Sie da waren. Wir wünschen Ihnen eine gute Heimreise.” So behalten Sie den Kopf für Ihre Vor-Ort-Betreuung frei.

Damit Sie Ihre mit dem Smartphone aufgenommenen Fotos und Videos noch ein wenig optimieren können, gibt es ebenfalls zahlreiche Helfer. Ein mächtiges Tool zur Bearbeitung von Fotos ist zum Beispiel Snapseed. Aber auch die App Layout von Instagram kann ich Ihnen für mobile Foto-Collagen ans Herz legen. Für mobile Videos eignen sich Apps wie Filmic Pro oder der Videoeditor Splice von GoPro. Videos aufnehmen ist nicht so Ihr Ding? Dann können Sie dank der App Ripl Ihre mobilen Fotos in kleine Videos verwandeln.

Gerade für Veranstaltungen bieten sich Postings auf schnelllebigen Kanälen wie Twitter an. Wie erfolgreich Ihre Aktivitäten dort sind, erfahren Sie mit Twitter-Analysetools. Sie können so auch den “Influencer des Tages” ermitteln und ihn noch auf Ihrer Veranstaltung dafür auszeichnen. Worte reichen dafür manchmal schon. Tools wie das bereits integrierte Twitter Analytics oder auch Twitonomy, Mentionmapp und Talkwalker helfen Ihnen bei der Analyse. Können Sie emotionale und ästhetisch ansprechende Fotos produzieren, ist vielleicht auch Instagram für Sie ein passender Kanal.

Die Funktion “Facebook-Live” eignet sich übrigens auch hervorragend, um live von Ihrem Event zu berichten. Das Beste daran: Ihre Fans können sich das Video auch zu einem späteren Zeitpunkt ansehen. Ärgern Sie sich also nicht, wenn Sie bei einem Live-Interview nur drei Besucher haben. Im Nachgang liegt hier sehr viel Potenzial.

4) Instant Booking Tools

Dank dieser Anbieter können Sie Ihre Leistungen in Echtzeit einkaufen – so wie Sie es beim Buchen eines Hotelzimmers von hrs, booking.com & Co gewohnt sind. Kein aufwendiger Anfrageprozess mehr. Ping-Pong-E-Mails gehören der Vergangenheit an. Heutzutage können Sie viel mehr mit nur wenigen Klicks einkaufen als Sie vielleicht vermuten. Schauen Sie sich einmal bei Anbietern wie booking.meetingplace.de, Aloom, DayYourWay, fiylo, heycater!, HCX24, meetingmarket, MICEaccess, Speakers Excellence oder Yunyty um.

5) Ein Voting-Tool

Eines der bekanntesten Voting-Tools ist sli.do. Mit so einem Umfragetool können Sie Vorträge bei Seminaren, Konferenzen, Kongressen, Tagungen & Co. interessanter gestalten. Die Teilnehmer beteiligen sich in Echtzeit und auf ihrem eigenen Smartphone an Ihrer Umfrage. Die Ergebnisse können Sie sofort auf der Leinwand anzeigen. Mit dem Tool können Sie Multiple-Choice-Fragen beantworten lassen oder Teilnehmer selbst welche stellen lassen. Keine Angst, Sie als Moderator einer solchen Umfrage können vorher die gestellten Fragen herausfiltern. In der Basisversion ist sli.do kostenfrei – ebenso wie die Tools TEDME, VoxVote und OlineTED. Letzteres ist lediglich im Bildungsbereich kostenfrei nutzbar.

6) Ein Evaluations-Tool

Verteilen Sie noch gedruckte Evaluationsbögen, welche dann von Azubis oder Praktikanten abgetippt werden dürfen? Ich höre einige von Ihnen schon sagen: “Ja, weil dann die Resonanz stärker ist.” Das mag sein. Doch Hand aufs Herz, wie gut haben Sie die online Evaluierung bekannt gemacht? Haben Sie einen Anreiz gesetzt, damit ich als Teilnehmer Lust dazu habe, den Bogen für Sie auszufüllen? Verlosen Sie doch beispielsweise unter allen Teilnehmern ein Ticket für die kommende Veranstaltung. Seien Sie kreativ – Sie werden schon etwas finden, das Ihre Teilnehmer attraktiv finden.

Sie können die Evaluierung bereits während der Veranstaltung publizieren. Spätestens jedoch beim Verlassen Ihrer Räume sollte der Teilnehmer den Link zur Evaluation erhalten. Mit dem wohl bekanntesten Tool limesurvey können Sie sich alle Antworten als Excel-Tabelle herunterladen. Dort sind auch gleich Statistiktorten integriert. So schnell und einfach kann eine Auswertung sein. Probieren Sie’s einfach einmal aus.

7) Ein Newslettertool

Kaum zu glauben, aber wahr. Auch 2018 erhalte ich noch Newsletter im pdf-Format oder mit einem Design, welches vor 15 Jahren state of the art war. Ihrer Zielgruppe ist die Optik egal? Glaube ich kaum. Wer heutzutage regelmäßig zum Friseur geht, im Anzug auf einem Kongress erscheint, stets das neueste Smartphone besitzt und auch beim Autokauf wählerisch ist, dem ist die Optik keineswegs egal. Begeistern Sie Ihre Kunden schon bei der Ansprache. Nutzen Sie eines der vielen professionellen Newslettertools. Mit diesen können Sie Ihre Empfänger in unterschiedliche Zielgruppen aufteilen und entsprechende Kampagnen gestalten. Dank der Tracking-Funktionen wissen Sie auch, wie oft Ihr Newsletter geöffnet wird und welcher Link geklickt wird. Mit diesem Wissen können Sie Ihre News von Mal zu Mal ansprechender gestalten. Ist Ihr Verteiler groß genug, denken Sie auch an A/B-Tests und finden Sie heraus, was bei Ihrer Zielgruppe gut ankommt. Natürlich brauchen Sie mit einem externen Anbieter eine Auftragsdatenvereinbarung. Die gibt es auch bei Anbietern außerhalb von Deutschland und Europa. Die bekanntesten Anbieter sind Cleverreach, GetResponse, Newsletter2Go und Mailchimp. Meist bieten sie eine kostenfreie Basisversion für den Versand an die ersten Empfänger an – manchmal bis zu 2000. Apropo Newsletter: Der eigene Posteingang ist bei den meisten Menschen schon recht voll. Ganz anders sieht es derzeit noch bei Whatsapp aus. Dorthin können Sie heutzutage ebenfalls Newsletter senden, zum Beispiel dank WhatsBroadcast.

8) Ein Tool fürs Leadmanagement

Auch hierfür gibt es mittlerweile Anbieter wie Sand am Meer. Zwei davon möchte ich Ihnen kurz vorstellen: Die digitale Kongresstasche von eventbaxx oder das Leadmanagement-Tool hileadzz (sprich: High-Leads). Eine digitale Kongresstasche sammelt all die Materialien, die Sie sonst stundenlang in reale Taschen hätten packen lassen. Auf einer Webseite oder in einer App stehen Ihnen bzw. Ihren Teilnehmern diese dann zur Verfügung. Das spart Zeit, Papier, Abfall und Nerven. Das Beste daran: Sie können die Downloads auswerten und so ganz transparent mit Ihren Ausstellern und Sponsoren über den Veranstaltungserfolg sprechen. Vermutungen und Behauptungen adé.

Ähnlich sieht es mit dem Tool hileadzz aus. Dank dieses Tools können Ihre Aussteller die Visitenkarten der Besucher scannen. Diese Daten werden automatisch in deren CRM übertragen und sogar mit öffentlich verfügbaren Informationen angereichert. Darüber hinaus gibt das Tool Aufschluss über das Verhalten der User. Die Personen im Marketing und Vertrieb wissen also, welche Inhalte und Webseiten besucht wurden. Der Aussteller erfährt also, ob ein Lead bereit ist für einen Erstkontakt mit dem Vertrieb. Ein echter Vorteil für Ihre Aussteller.

9) Matching-App

Event-Apps sind mittlerweile fast allen bekannt. Darüber hinaus gibt es mittlerweile auch Tools, die gezielt das Networking der Teilnehmer unterstützen. Eins davon kommt von congreet. Die Teilnehmer laden die App herunter und geben ihre Interessen ein. Auf Basis von Gemeinsamkeiten schlägt ihnen die App Personen vor, die auf der gleichen Veranstaltung sind. Diese können sie direkt in der App kontaktieren und einen Termin oder Treffpunkt auf Ihrer Veranstaltung vereinbaren. Das erleichtert zum Einen den Gesprächseinstieg und zum Anderen treffen sich so die richtigen Personen. Als Eventplaner profitieren Sie zudem von den im Backend hinterlegten Informationen über Ihre Besucher.

10) Der digitale Terminkalender

Termine zu vereinbaren ist manchmal schwieriger als gedacht. Bis zwei Personen einen passenden Termin gefunden haben, können schon einmal viele Ping-Pong-E-Mails aber auch Telefonate oder deren Versuche vergehen. Solange Google Duplex noch nicht auf dem Markt ist, können Sie Ihre Termine mit folgenden Tools vereinbaren. 😉

Mit Diensten wie appointlet.com, acuityscheduling.com oder youcanbook.me können Sie Ihren Terminkalender online stellen. Ihre Kunden können dann die für sie passenden Zeit wählen. Sie wollen nicht, dass jeder mit Ihnen einen Termin vereinbaren kann? Dann geben Sie den Link doch nur auf Anfrage heraus. Achten Sie beim Einrichten der digitalen Kalender darauf, dass Ihre Freiräume eingehalten werden. Was eine Sekretärin weiß, kennt natürlich kein digitales Tool. Mittagspausen und Wochenend-Termine sind tabu? Dann sagen Sie das Ihrem digitalen Terminassistenten vorab.

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