Derzeit wird auf vielen Branchenevents über das Thema Sicherheit bei Veranstaltungen gesprochen und diskutiert. Lange war diese Entwicklung fällig, und durch einige mitunter dramatische Ereignisse in der nahen Vergangenheit, rückt das Thema immer mehr in den Fokus von Veranstaltern, Eventplanern und Locationbetreibern.

In den letzten Jahren musste sich die Branche mit einigen handfesten Krisen beschäftigen – von heftigen Unwettern, die traditionsreiche Open-Air-Festivals in Gefahr brachten, über Bombendrohungen bis zu realen Terroranschlägen sieht sich der Veranstaltungsbereich inzwischen ernstzunehmenden Bedrohungen gegenüber.

Wie reagieren Veranstalter und Eventplaner hier richtig? Was bedeutet gutes Krisenmanagement und wo liegt der Unterschied zu einem Sicherheitskonzept? Dieser Beitrag soll einen kurzen Überblick über die Thematik geben

Was ist eine Event-Krise? 

Bei einer Event-Krise haben wir es mit einer Entwicklung oder einem plötzlich eintretenden Ereignis zu tun. Bereits im Vorfeld einer Veranstaltung kann es Entwicklungen, z.B. rund um das veranstaltende Unternehmen geben, die Unmut bei Kunden oder in der Öffentlichkeit wachsen lassen. Diese Entwicklung kann sich bei einer zeitnah stattfindenden Veranstaltung in eine handfeste Krise vor Ort wandeln. Aber auch Ad-hoc-Krisen wie Unwetter, Feueralarm oder auch technische Probleme können den Ablauf von Events drastisch beeinflussen und Gefahren darstellen.

Daneben können heute in Zeiten der Digitalisierung und der sozialen Medien aber auch Krisen auftreten, die erst einmal keinen Einfluss auf das Veranstaltungsgeschehen haben, sich aber nachhaltig negativ auf den Veranstalter oder die Berichterstattung über ihn entwickeln können.

Kann man Krisen managen?

Im Krisenmanagement geht es darum, im Falle eines Notfalls oder einem plötzlich eintretenden Ereignisses vorab definierte Abläufe anzuwenden, um schnell, besonnen und gezielt die richtigen Entscheidungen zu treffen und Maßnahmen anzustoßen, diese umzusetzen und zu steuern.

Ist erst einmal eine Krise eingetreten, besteht kaum noch die Möglichkeit, sich über Zuständigkeiten oder Verantwortlichkeiten Gedanken zu machen. In der Vorbereitung geht es vielmehr darum, sich in die denkbar beste Startposition zu bringen für den Fall eines Krisenfalls.

Sicherheitskonzept ist nicht gleich Krisenmanagement

In dieser Frage besteht häufig die größte Unsicherheit und lässt Veranstalter und Eventplaner davor zurückschrecken, sich dem Thema Krisenmanagement zu widmen. Denn zu oft wird nicht sauber getrennt zwischen einem Sicherheitskonzept und einem Krisenmanagement-System. Die folgende kurze Begriffserklärung soll dabei helfen, Unterschiede zu erkennen und die entsprechenden Zuständigkeiten für das jeweilige Thema daraus abzuleiten.

Diese Begriffe werden immer wieder genannt, wenn es um Veranstaltungssicherheit geht:

Notfallplan

Er beinhaltet Maßnahmen zur Vorsorge für medizinische Notfälle, allgemeine Brandbekämpfungsmaßnahmen, legt Rettungswege fest und beschreibt Evakuierungskonzepte.

Die Zuständigkeit liegt in der Regel beim Betreiber/Anbieter einer Location in Zusammenarbeit mit den zuständigen Sicherheitsbehörden und Rettungsstellen.

Sicherheitskonzept

Hier wird zunächst definiert, was geschützt werden soll, um dann in die Analyse möglicher Bedrohungen, Gefahren und Schadensszenarien zu gehen. Kernfragen sind hier zum Beispiel, ob es für die Veranstaltung derzeit eine konkrete Bedrohungslage gibt, z.B. durch aktuelle Entwicklungen innerhalb des Unternehmens mit hoher Außenwirkung oder auch äußere Gefahren durch mögliche Angriffe von außen. Das Sicherheitskonzept beinhaltet konkrete Maßnahmen zum Schutz vor diesen Gefahren, um möglichen Schaden zu vermeiden (z.B. Beispiel Einlass- oder Personenkontrollen, geschultes Sicherheitspersonal etc.).

Größere Veranstaltungen benötigen unbedingt ein Sicherheitskonzept – bei kleineren Veranstaltungen liegt es im Ermessen des Veranstalters. Näheres regelt hier die Versammlungsstätten-Verordnung (MVStättVO).

Auch hier liegt die Zuständigkeit beim Betreiber/Anbieter einer Location in Zusammenarbeit mit den entsprechenden Sicherheitsexperten sowie der zuständigen Sicherheitsbehörden.

Krisenmanagement

Das Krisenmanagement ist als Bindeglied aller an der Veranstaltungssicherheit beteiligten Bereiche zu sehen und ist als Führungsaufgabe bei der Veranstaltungsleitung zu sehen. Diese muss zu jeder Zeit über die Entwicklung einer möglichen Eventkrise informiert sein und gemeinsam mit den entsprechenden Entscheidern der Location und Sicherheitskräfte die nötigen Entscheidungen treffen, steuern und kommunizieren.

Nicht jede Eventkrise hat Auswirkungen auf die Sicherheit innerhalb des Gebäudes. Auch hat nicht jede Krise gleich negative Auswirkungen auf den gesamten Veranstaltungsablauf. Aber auch bei Krisenfällten, die nur einzelne Bereich eines Events betreffen, z.B. einen einzelnen Workshop, weil der Referent plötzlich gesundheitliche Probleme hat, muss schnell entschieden werden, wie hier verfahren wird. Hier in kurzer Zeit auf der Basis von validen Informationen die richtigen Entscheidungen zu treffen, ist eine der Kernaufgabe im Krisenmanagement.

Genauso wichtig wie die richtigen Entscheidungen und Maßnahmen zu vollziehen, ist die Kommunikation mit Besuchern, Teilnehmern und allen am Eventbeteiligten während einer Eventkrise: Dem Veranstalter obliegt es, besonnen und verantwortungsbewusst, Informationen über das aktuelle Geschehen und das weitere Vorgehen zu verbreiten. Oberstes Gebot ist hier, keine unnötige Panik entstehen zu lassen.

Diese Aspekte des Krisenmanagements sind lernbar und in verschiedenen Szenarien definierbar. Sie  ermöglichen so, auch im Krisenfall strukturiert und zügig auf Gefahren zu reagieren. Wie ein belastbares Krisenmanagementsystem für Events entsteht, zeigen die folgenden Schritte.

Bevor es an die konkreten fünf Schritte für ein professionelles Krisenmanagementsystem (KM-System) geht, seien an dieser Stelle noch zwei wichtige Tipps für den Start gegeben:

  1. Fangen Sie frühzeitig mit dem Aufbau Ihres KM-Systems an, möglichst mit Beginn der Eventplanung, spätestens aber sobald Sie eine passende Location im Boot haben.
  2. Krisenmanagement ist Führungs- und Teamaufgabe. Das bedeutet, dass Sie als Veranstaltungsleitung den „Hut aufhaben“ müssen, sich aber Experten, Ansprechpartner oder Entscheider aus involvierten Bereichen in Ihren Krisenstab holen. Aber beachten Sie: So viele Bereiche wie möglich ins Boot holen, aber nur so viele Personen wie nötig. Je größer Ihr Krisenstab wird, umso länger dauern Abstimmungsrunden und umso träger wird der Stab mitunter bei Entscheidungen.

Fünf Schritte zum Krisenmanagement

  1. Analyse und Szenarien möglicher Gefahren durchspielen und festlegen

Dieser Schritt steht zum einen am Anfang Ihrer Überlegungen für ein KM-System als auch im Nachgang zu einer Krise, die aufgetreten ist. Hier können wir uns einiges aus der Luftfahrt abschauen und aus aufgetretenen Krisenfällen für künftige Situationen lernen. Krisenszenarien können selten so real sein, wie der tatsächlich eintretende Fall. Aber Sie können sich mit annähernd durchgespielten Szenarien fit machen und vorbereiten.

  1. Festlegen von Zuständigkeiten und Entscheidungswegen

Dieser Punkt ist sehr wichtig für den Erfolg im späteren Einsatz im Falle einer Krise: Hier wird festgelegt, wer während der Veranstaltung die nötigen Entscheidungen zu treffen hat und wer ggf. im Krisenfall hinzugezogen wird. Der Krisenstab sollte das Entscheidungsgremium im Krisenfall sein. Es ist ratsam, genau das im Vorfeld mit Vorgesetzten und Entscheidern im Unternehmen, beim Auftraggeber o.a. abzuklären und festzuschreiben.

  1. Definition konkreter Maßnahmen und Checklisten

Hier legen Sie die Werkzeuge fest, die Ihnen helfen, die Gefahr schnell und zielgerichtet abzuwenden. An dieser Stelle greifen Sicherheitskonzepte und Notfallpläne und hier ist demnach die Schnittstelle zu diesen Bereichen.

  1. Kommunikationszuständigkeiten und –wege festlegen und planen

Die Kernfrage zur Krisenkommunikation bei Events lautet „Wer darf was wann und wie kommunizieren?“ Auch hier besteht im Falle einer Krise keine Möglichkeit, über Zuständigkeiten oder Verantwortlichkeiten zu diskutieren. Auch empfiehlt es sich, vorab einige Textbausteine für unterschiedliche Szenarien zu entwerfen, die im Ernstfall ggf. leicht modifiziert genutzt werden können, um Zeit zu sparen.

Aber nicht nur wer was kommunizieren darf, wird bei diesem Schritt festgelegt. Im Zeitalter der sozialen Medien gehört auch die Festlegung der zu bespielenden Kanäle in diesen Bereich. Ist der Veranstalter vor und während der Veranstaltung in den sozialen Kanälen, wie z.B. Twitter oder Facebook, aktiv, müssen diese Kanäle auch im Falle einer nötigen Krisenkommunikation eingebunden werden. Tun sie dies nicht, besteht die Gefahr, dass andere Quellen Informationen über Ihren Event und die Krise verbreiten.

  1. Handbuch mit allen zuvor festgelegten Entscheidungen und Procederes

Alle zuvor genannten Entscheidungen und festgelegten Prozesse und Wege entstehen in der Regel über einen längeren Zeitraum und haben mitunter längere Abstimmungswege hinter sich. Umso wichtiger ist es, diese abschließend und für alle Beteiligten verbindlich in einer Art Handbuch oder Guide festzuschreiben. Auf dieser Basis läuft im Krisenfall das Krisenmanagement nach festgelegten Schritten ab.

Im Anschluss an jeden Krisenfall sollte der Krisenstab in seiner Analyse und Bewertung die immer auch das Handbuch oder  den Guide entsprechend anpassen und aktualisieren.

 

Die Beschäftigung mit dem Thema Krisenmanagement gehört heute fest in die Vorbereitung von Veranstaltungen. Auch scheinbar kleinere Veranstaltungen können einer Krise zum Opfer fallen und erfordern schnelles Handeln. Gut vorbereitet hilft ein professionelles Krisenmanagement-System auch im Krisenfall die richtigen Entscheidungen zu treffen und Gefahren zu meistern.

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