Wenn wir über die digitale Transformation im Eventbereich sprechen, tun sich viele Veranstalter und Eventplaner schwer zu entscheiden, was das konkret für sie und ihre Arbeit bedeutet. Dabei sind viele von Ihnen bereits mitten drin in der digitalen Welt, nämlich wenn Sie im Bereich Social Media aktiv sind.

Social Media hat sich in der Eventkommunikation fest etabliert. Dennoch fehlen häufig Strategie und Ziele. Die Folge: Die Aktivitäten laufen ins Leere. Zwar ist in den meisten Unternehmen der Veranstaltungsindustrie angekommen, dass kaum noch jemand um den Einsatz von Social Media herumkommt. Doch dass es nicht nur mit ein wenig twittern hier, ein wenig auf Facebook posten dort oder dem permanenten Posten von Werbeanzeigen für den eigenen Event getan ist, ignorieren noch immer viele Verantwortliche.

Nur wer die Potenziale, aber auch die Risiken der sozialen Kanäle kennt und sich strategisch vorbereitet, erntet den entsprechenden Erfolg in wachsenden Teilnehmerzahlen und einer aktiven Community. Doch was benötigt man für eine erfolgreiche Social-Media-Strategie? Die folgenden 10 Tipps sollen Ihnen Anhaltspunkte für die wichtigsten Schritte geben.

1. Ziele

Das Fundament jeder belastbaren Strategie wird u.a. durch die Ziele gebildet. Für den Einsatz von Social Media in der Eventkommunikation stellen sich Veranstalter und Planer die Frage nach dem Was und Warum. Was soll mit der digitalen Kommunikation erreicht werden und warum? Die Antwort vieler Verantwortlicher lautet hier die Steigerung der Teilnehmerzahlen, des Ticketverkaufs für Events. Doch Social Media nur als reinen Werbekanal zu sehen, ist zu kurz gedacht und schöpft bei weitem nicht das vorhandene Potenzial aus.

Vielmehr liegt hier die Chance im Aufbau einer Community aus Teilnehmern, potentiellen Teilnehmern, Interessierten, aber auch sogenannten Multiplikatoren oder auch Influencern. Sich durch gekonnte Social-Media-Aktivitäten gut im eigenen Segment zu positionieren, die eigene Marke zu stärken – das sollten neben den reinen Verkaufszahlen realistische Ziele sein.

2. Zielgruppe

Passend zu den Zielen sollte die entsprechende Zielgruppe definiert werden, die durch die Kommunikation via Online-Kanäle angesprochen werden soll. Wer gehört dazu und vor allem, wo finden Sie Ihre Zielgruppe? Wo kommunizieren Ihre Adressaten im Web? Die gründliche Beantwortung und Definition dieser Punkte verhindert eine Kommunikation ins Leere.

3. Kanäle

Hier sollten Sie genau schauen, wo Ihre Zielgruppe kommuniziert, denn die wollen Sie ja schließlich erreichen. Ganz gleich, ob Sie sich für Twitter, Facebook, Instagram oder andere entscheiden  – machen Sie sich zunächst mit den Eigenarten der einzelnen Kanäle vertraut. Jeder Kanal tickt anders und wird entsprechend bespielt. Einmal Content zu erstellen und diesen dann identisch über die unterschiedlichen Kanäle auszuspielen funktioniert nicht – das werden Sie schnell feststellen.

Auch die Verbindung zwischen den unterschiedlichen Kanälen mit Ihrer Unternehmenswebsite oder gar Ihrem Unternehmensblog muss gut geplant werden, denn hierhin sollten Ihre Zielgruppe gelotst werden.

4. Content

Sie denken, Floskeln wie „Content is king“ sind abgenutzt und hinfällig? Das Gegenteil ist der Fall. Gerade im Eventbereich, wo eine Eventankündigung die nächste jagt und Ihre Zielgruppe täglich parallel über diverse Kanäle unzählige Einladungen zu Incentives, Tagungen, Meetings etc. erhält, ist der Inhalt, den Sie verbreiten, immens wichtig.

Doch wie finden Sie den richtigen Content? Veranstaltungen bieten den Content quasi auf dem Silbertablet. Hier gilt es, ihn in die richtige Form zu bringen und damit einen guten Spannungsbogen aufzubauen. Geschichten über die Schritte in der Vorbereitung oder auch Stories und Interviews zu den Referenten eignen sich perfekt, um daraus interessanten Content mit Mehrwert zu generieren und über einen längeren Zeitraum in die passenden Kanäle zu spielen.

5. Interaktion und Monitoring

Oft staune ich, wie wenig Veranstalter auf die Reaktionen zu ihren Beiträgen und Posts eingehen. Da werden zum Beispiel auf Facebook Posts abgesetzt, die automatisch auf Twitter durchgeschaltet werden. Doch hier scheint niemand mehr die Interaktion zu bemerken.

Interaktion und Monitoring gehören zusammen. Nur wenn Sie permanent verfolgen, ob, wo und wie Ihre Community auf Ihre Beiträge reagiert, können Sie wiederrum in Interaktion mit den Usern gehen. Monitoring ist die wichtigste Voraussetzung dafür, dass Sie zu jedem Zeitpunkt den Überblick darüber behalten, was über Sie im Web kursiert. Und auch in Bezug auf Krisenkommunikation stellt das Monitoring einen wichtigen Baustein dar: Sie erkennen frühzeitig, ob sich eine Krise oder ein Shitstorm anbahnen könnte und ggf. rechtzeitig reagieren. Im Krisenfall spätestens zeigt sich, wer in Sachen Social Media gut aufgestellt ist.

6. Live-Reporting

Wenn Sie sich im Veranstaltungsbereich mit Social Media beschäftigen, gehört dazu natürlich auch das Live-Reporting von Ihrem Event. Auch hier ist eine gute Vorbereitung wichtig, um die festgelegten Ziele und gewünschten Effekte zu erzielen. Mal eben ein bisschen twittern durch Kollegen, die halt gerade Zeit haben, geht dabei nicht.

Schon vor der Veranstaltung sollte die Eventkommunikation über Ihre sozialen Kanäle auf den Veranstaltungstag hin zulaufen. Die Veranstaltung ist der Höhepunkt in Ihre Kommunikation. Schon im Vorfeld sollte festgelegt werden, welchen Hashtag Sie verwenden. Unter einem Hashtag versteht man ein Schlagwort, das dazu dient, alle Nachrichten, Tweets, Posts aufzufinden und zu bündeln, die mit diesem Hashtag versehen sind. Ein Hashtag wird mit einem # versehen und kann später auch damit gesucht werden. Viele Social-Media-Kanäle arbeiten mit #Hashtags, um so Posts zu einem Thema gut bündeln und suchbar machen zu können.

Ihr Veranstaltungs-Hashtag will gut überlegt sein, denn es soll ihn nicht bereits für andere Events oder Themenschwerpunkte geben, der darf nicht zweideutig sein, er sollte möglichst Ihren Veranstaltungsnamen oder eine einheitliche Abkürzung davon beinhalten. Haben Sie einen passenden Hashtag festgelegt, wird er in jedem Post zu Ihrem Event verwendet. So können Sie auch über Ihr Monitoring schnell erfassen, was von anderen dazu gepostet wird.

7. Nachbereitung

Auch im Social-Media-Bereich gilt: Nach dem Event ist vor dem Event. Über Ihre sozialen Kanäle sollten Sie die Nachberichterstattung verbreiten. Fotostories, Storyfy, Interviews mit Teilnehmern etc. sind nur einige Möglichkeiten, auch nach der Veranstaltung die Aufmerksamkeit Ihrer Community aufrecht zu erhalten und möglicherweise bereits jetzt Interesse für die nächste Veranstaltung zu schaffen.

Auch die Verbreitung eines neuen Veranstaltungstermins kann bereits zu diesem Zeitpunkt erfolgen, und dient als Startschuss, für die weitere Social-Media-Aktivität. Denn entgegen der früheren, klassischen Eventkommunikation, liegt hier ein klarer Vorteil der digitalen Kommunikation: Sie bauen Ihre Community weiter auf und versorgen, ehemalige und potenzielle Teilnehmer, Interessenten und Multiplikatoren auch zwischen zwei Eventterminen mit interessanten Geschichten, Hintergrundberichten und anderem wertvollen Content – ein wichtiger Baustein der Kundenbindung.

8. Blog oder Newsletter

Ob Unternehmensblog oder regelmäßigen News, alle Aktivitäten, die Sie im Bereich Social Media durchführen, sollen Ihre Leser auf Ihre Website führen. Hier finden Interessenten alle wichtigen Informationen zu Ihren Veranstaltungen und zu Ihrem Unternehmen. Hier ist der gesamte Content zu finden und abrufbar.

Ganz gleich, ob Sie diesen Content dann über soziale Kanäle oder über einen regelmäßigen Newsletter an Ihre Leser bringen, wichtig ist die Regelmäßigkeit. Social-Media-Experten sprechen hierbei gerne von einem „Grundrauschen“ – Sie sind präsent mit Ihrem Content, aber nicht aufdringlich. Hier die richtige Balance zu finden, gehört zu den schwierigen Aufgaben in der digitalen Eventkommunikation.

9. Personal und Budget

Bei allen zuvor genannten Punkten wird deutlich: Social Media ist nichts für nebenbei. Hier sind klare Zuständigkeiten und Kapazitäten gefragt. Ob diese innerhalb Ihres Unternehmens darstellbar sind oder ob Sie sich zur Unterstützung externe Experten hinzu ziehen, liegt in Ihrem Ermessen.

Auch erfordert eine professionelle Online-Eventkommunikation ein gesondertes Budget, um z.B. Personal einzubinden, spezielle Onlinetools zu nutzen oder um auch mangels eigener Kapazitäten extern Content erstellen zu lassen.

10. Rückhalt

In der digitalen Eventkommunikation wird eine Veränderung klar deutlich: Hier gelten andere Regeln als in der klassischen (Print-)Kommunikation. Mitunter muss kurzfristig auf Interaktionen reagiert werden oder ad-hoc Posts verfasst werden. Lange Abstimm- und Freigaberunden sind hier nicht möglich. Das bedingt ein klares Bekenntnis der Führungskräfte zur digitalen Kommunikation und das Vertrauen in die eigenen Mitarbeiter. Für die Mitarbeiter oder externen Experten bedeutet das allerdings auch,  sich permanent der Wichtigkeit einer verantwortungsvollen Kommunikation bewusst zu sein, um stets im Sinne des Veranstalters agieren zu können.

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